PBX Entscheidungshilfe

Entscheidungen in Bezug auf Neuinvestitionen sind nie einfach. Die Auswahl ist riesig und entsprechend die Verlockung. Doch was auf den ersten Blick gut aussieht schmeckt vielleicht nicht jedem.

 

Am Ende bleibt eine gewisse Unsicherheit, welche in Kombination mit der wirtschaftlichen Verantwortung als Entscheider zum Hemmnis führen kann. Egal ob Du Dich für MDigital und 3CX entscheidest oder nicht. Wichtig ist, dass Du Deine Entscheidung bewusst und unter Berücksichtigung sämtlicher Informationen triffst, welche Dir zur Verfügung stehen. Und dabei helfen wir Dir gerne!

 

Motivation

Es gibt zahlreiche Gründe, sich für eine neue Telefonie-Lösung umzusehen. Wichtig dabei ist, dass Dir genau bewusst ist, was Dich dazu antreibt, damit Du sie gezielt in die Evaluation einbringen kannst. Achte dabei auf die Bedürfnisse Deiner Kollegen. Weshalb sind sie mit der aktuellen Lösung unzufrieden. Mit welchen Wünschen wurdest Du in der Vergangenheit konfrontiert. Reflektiere alle Bereiche Deines Unternehmens und verschaffe Dir einen Überblick:

  • Ist das aktuell genutzte System schwierig in der Anwendung?

  • Welchen Anforderungen wird nicht entsprochen?

  • Welche Funktionen werden am häufigsten genutzt?

  • Gibt es strategische Veränderungen, welchen das aktuelle System nicht gerecht wird?

 

Bedürfnisse

Nun geht es darum Bedürfnisse zu identifizieren. Nur weil bisher keiner Deiner Kollegen mobil gearbeitet hat, heisst das nicht zwingend, dass kein Bedürfnis danach vorhanden ist. In einigen Funktionen wäre dadurch vielleicht eine Effizienzsteigerung möglich. Vergiss mal für einen Moment wie Du bisher gearbeitet hast und stelle Dir vor, wie Du idealerweise arbeiten solltest:

  • Wie kommunizierst du mit Deinen Kunden & Lieferanten?

  • Wird ein Zugang von remote/mobilen Mitarbeitern benötigt?

  • Sollen künftig weitere Standorte angebunden werden?

  • Sind erweiterte Funktionen wie automatisierte Anrufweiterleitung, Warteschleifen und Hunt Groups erforderlich?

  • Ist eine Optimierung des Kundenservices durch CRM-integration geplant?

 

Anforderungen

Zum Schluss solltest Du konkrete Anforderungen an den Funktionsumfang und die Hardware formulieren:

Periphere Hardware

  • Sind Konferenztelefone für den Konferenzraum erforderlich?

  • Wird eine Türgegensprechanlage verwendet?

  • Werden Paging und Gegensprecheinrichtungen genutzt?

Standortfremde Büros und Mitarbeiter

  • Gibt es remote Mitarbeiter? Nutzen diese 4G / Breitband?

  • Müssen andere Standorte dem System hinzugefügt werden?

Telefone und Headsets

  • Wie viele Nebenstellen werden aktuell verwendet? Ist abzusehen, dass mehr Nebenstellen benötigt werden? 

  • Sollen bestehende Telefone weiter verwendet werden? 

  • Welche Telefonmodelle bevorzugst Du? Welche Mitarbeiter benötigen Executive-Telefone?

  • Wird eine Erweiterungstastatur benötigt?

  • Eine mögliche Alternative zu einer Erweiterungstastatur ist ein größerer Bildschirm, welcher die Nutzbarkeit des Webclients verbessert.

  • Werden Headsets verwendet?

  • Nutzen einige Anwender ganz besonders häufig Freisprechanlagen?

Fax

  • Nutzt das Unternehmen noch Fax?

  • Falls ja - für Faxversand, Faxempfang oder beides?

  • Im Fall Faxversand: Ist dieser wirklich erforderlich oder überflüssig? Fax ist grundsätzlich recht unzuverlässig, insbesondere über SIP. Sollten also beispielsweise nur einige wenige Lieferanten nach wie vor auf Faxe bestehen, dann genügt vielleicht eine kurze telefonische Anfrage über deren Bereitschaft, Informationen zukünftig als PDF per E-Mail zu erhalten, um so auf einen ATA-Adapter für den Faxversand verzichten zu können.

CRM-Integration?

  • Benötigt Dein Unternehmen eine CRM-Integration, um einen besseren Service zu bieten, Anrufer bereits durch Anzeige ihrer ID zuzuordnen und diesen durch direkten Zugriff auf die Kundenhistorie schneller weiterzuhelfen?

Service Center / Call Center-Funktionalitäten

  • Benötigt Dein Unternehmen Call Center-Funktionen wie zum Beispiel die Möglichkeit, Anrufe über Warteschleifen an bestimmte Mitarbeiter weiterzuleiten?

  • Wie sieht es mit Contact Center Features wie Website Chat & Talk aus?

Cloud oder on-Premise?

  • Bevorzugst Du eine gehosteten Lösung in der Cloud?

  • Welche Gründe sprechen für eine lokale Installation?

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